Como realizar el Archiving SAP con Document Access

¿Porque es importante realizar un proceso de Archiving?

Uno de los factores más importantes para realiar el Archiving de información en SAP es lograr obtener un mayor rendimiento en los procesos de SAP ECC.

Se obtienen un tiempo de respuesta más ágil a los usuarios.

Maximizar los recursos del sistema y mejorar el performance del ERP.

¿Como definir un proceso de Archiving?

Un proceso de Archiving basicamente se define de manera interna en la empresa, definiendo previamente cuáles son los proceso de negocio que pueden estar requiriendo más volumenes de datos, que en un momento determinado representa un gran volumen de información.

Algunos ejemplos, en algunas compañías normalmente puede tener multiples escenarios:

  • Servicio al Cliente
  • Procesos de Order to Cash
  • Procesos de Procure to Pay
  • Procesos de Consume to Cash

Que normalmente genera mucha información y que dependiendo de los requerimientos fiscales o comerciales se deben de almacenar por un periodo mayor a los 3 a 5 años. Realizar un requerimiento de archivado de datos debe de realizarse un proceso previo con las áreas interesadas de la empresa para determinar los datos a archivar, el tiempo que deben de estar disponibles en línea, el tiempo que se van a pasar al modelo de resguardo y el tiempo que se tienen que resguardar de acuerdo a los requerimientos comerciales, financieros y/o fiscales. En donde también es de gran importancia definir los requerimientos de software y hardware a utilizar, por ejemplo una de las alternativas de software para el tema de archiving puede ser Opentext

El análisis previo a realizar antes de efectuar un proceso de archiving

  • Identificación de las tablas más grandes del sistema y sus promedios de crecimiento
  • Determinación de los objetos de archiving relacionados.
  • Identificar los documentos utilizados en operación regular.
  • Identificar los números de documento ya procesados o completos en periodos de tiempo especifico.
  • El tiempo de residencia de los datos
  • Establecer la funcionalidad de la exhibición, tiempos de acceso y recuperación subsecuente
  • Establecer el concepto de autorización
  • Estimar el crecimiento de los volúmenes de datos
  • Establecer la secuencia del archivado.
  • Evaluar el medio de almacenamiento
  • Logical filename and path (transaction FILE)

Las fases para realizar un proceso de archiving a nivel macro lo podemos definir en los siguientes puntos:

  • Análisis y diseño
  • Instalación
  • Implementación
  • Capacitación

El proceso de archiving, depende también de la solución que pueda utilizar para este modelo de resguardo, en la actualidad existen algunas soluciones que hoy ya se encuentran homologados con SAP AG.

El equipo que debería de estar involucrado en un proceso de Archiving, dependiendo de los procesos internos de las empresas a realizar.

  • Consultor Basis
  • Consultores Funcionales.
  • Expertos en los procesos de negocio.
  • Expertos en impuestos
  • Expertos en seguridad
  • Auditores

Factura Electrónica México

Requisitos básicos

  • Homologación de catálogos
  • Redondeo de los importes
  • Realizar la unificación de códigos SAT
  • Relación de UUIDS
  • CFDI relacionado