Enterprise Content Management

facturas electrónicas de pagos ECM o Gestión de Contenidos, les permite a las compañías realizar procesos de recepción, validación, Procesamiento, Indexación, BPM, de cualquier información en las empresas

Enterprise Content Management, es un addon que se integra con SAP para el seguimiento, control y resguardo de la información en los diferentes módulo de SAP

ECM está dirigido principalmente a la gestión del ciclo de vida de la información en su recepción y/o creación durante todo el proceso, continuando con el resguardo y consulta de la misma información

Gestión documental permite a las compañías realizar el seguimiento de todo un proceso en el ciclo de vida de los documentos que pueden llegar a utilizarse en las diferentes áreas de las empresas para lograr proceso de integración B2B, B2C Y B2G;

Ciclo del Flujo de Documento

Algunas funcionalidades

  1. Captura
  2. Gestión
  3. Workflow
  4. Acceso a la información
  5. Conservación
  6. Almacenamiento

En un proceso de gestión documental, son diferentes áreas que pueden llegar a integrar la información, por lo que un proyecto de ECM, es de gran importancia definir la estrategia de los diferentes procesos que se requieren automatizar.

Captura de la información

Esta puede venir de diferentes fuentes de información de manera estructurada o no estructurada, es decir que pueden tener diferentes tipos de contenidos de la información como puede ser archivos de word, excell, pdf, EDI, XML, correos electrónicos que van a llevar un ciclo dentro del proceso de ECM

Gestión

Es la administración de la información que va a tener diferentes tipos de información que de una u otra manera estarán ligados a un proceso de ECM, por ejemplo en un proceso de contratos, se puede tener el contrato que tendrá diferentes funciones en diferentes áreas, Ventas, Juridico, Compras, Costos y Precios; por mencionar algunas áreas y funciones.

Workflow

Los diferentes tipos de contenidos de la información pueden tener la dependencia de diferentes áreas por lo que se puede realizarse un proceso de aprobación de los documentos en las diferentes áreas. El proceso de Workflow define que áreas y/o personas deberán de administrar o aprobar la información que se integra en el flujo de trabajo. Regresando al ejemplo de contratos, el área de compras si tiene que validar las condiciones comerciales tendrá acceso a la información, en el caso del área juridico esta revisando las condiciones de términos del servicio, obligaciones, responsabilidades;

Mismos que se determinan de acuerdo al proceso de las Gestión de Contenidos y su aprobación en las diferentes áreas de las empresas.

Acceso a la información

Se determina que usuarios tendrán acceso a la información, que tipo de información puede tener acceso, los controles por roles de usuarios que pueden intervenir en un proceso de gestión de documentos.

Conservación

Se determina en un proceso de la información, el tiempo que se debe de tener disponible la información en un flujo de trabajo para que pueda ser solicitada en línea junto con los documentos necesarios para la verificación de la información.

Almacenamiento

De acuerdo a las regulaciones se puede determinar el tiempo de la conservación de la información de acuerdo a los procesos regulatorios de los paíse, por ejemplo en algunos países es importante conservar la información por periodos de 4, 5 0 10 años de acuerdo a la normativa vigente.

Por lo que es importante tener un proceso de archiving, para tener disponible la información solicitada.

ECM tiene adicionalmente alguna funcionalidades para el proceso de Gestión Documental con SAP - Opentext

  1. Funcionalidad de Notas
  2. Visualizador Windows – Look & Feel
  3. Plantillas
  4. Integración con Lotus y Exchange
  5. Interfaz de Usuario Intuitiva
  6. Anotaciones - Funcionalidad
  7. Clasificación
  8. Auditoría
  9. Colaboración
  10. Captura Cualquier Tipo de Contenido
  11. Integración con Windows Explorer
  12. Integración con Microsoft Office
  13. Búsqueda Avanzada
  14. Gestión de Permisos y Roles
  15. flujo de trabajo
  16. SAP Document Access
  17. Ciclo de vida de los documentos
  18. Almacenamiento Inteligente

Integración con SAP

Módulos SAP

  • Soporta la Suite SAP ECC
  • Soporta la Suite SAP /S4HANA EM
  • Se integra con SAP Fiori
  • SD, FI, MM, PP
  • Business Object