Como realizar la automatización

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La tendencias de algunas compañías es realizar el servicio de Outsourcing para la recepción y publicación de facturas electrónicas lo que permite obtener una mayor rapidez en la integración con los socios comerciales. La seguridad de su información es otro de los factores importantes en una solución de Cloud, de emisión, recepción y/o publicación; El uso de los servicios Cloud les da una ventaja competitiva a su compañía comparados con sus competidores.

¿Que beneficios se obtienen al integra esta solución en la Nube?

Una de las ventajas que ofrecer el utilizar los servicios de Cloud es obtener de una manera más rápida la integración de su comunidad de negocios sin la inversión en Hardware y/o Software que se requieren en infraestructura, personal técnico, servicios de Help Desk y sobre todo la inversión de tiempo en la atención de dudas o realización de pruebas con clientes y proveedores.

Al utilizar los servicios de Cloud usted realmente dedica el tiempo a su negocio ya que las soluciones les permiten tener a su mejor aliado tecnológico de integración de socios comerciales.

Los servicios Cloud le ofrecen:

  • Disponibilidad del servicio 24 X 7
  • Servicio de Soporte telefónico.
  • Utilizar la infraestructura de Hardware y Software sin la necesidad de licenciamiento.
  • Integración ágil y en tiempo record con sus clientes.
  • Contar con los consultores expertos.
  • Apoyo del uso de las nuevas tecnologías
  • Consultores certificados en los diferentes modulo SAP.
  • Garantiza un ancho de banda para la emisión y recepción de información.
  • Actualización de nuevas versiones.
  • Adecuar los requerimientos fiscales de una manera más rápida.

Que soluciones de Factura Electrónica en Cloud se pueden integrar

  • Recepción y Validación de Facturas Electrónicas.
  • Publicación y dispersión de Facturas Electrónicas.
  • Resguardo de Facturas Electrónicas (Storage)
  • Servicios de On Boarding para clientes y proveedores.
  • Emisión de Facturas Electrónicas
  • Services Suppport

Servicio de Recepción y Validación de Facturas Electrónicas.

Uno de los factores más importantes en la factura electrónica es realizar la verificación y autenticidad de las facturas electrónicas recibidas para acreditar el pago de las mismas.

Los servicios de Cloud les permiten de una manera amigable la verificación y autenticidad de cada documento electrónico:

Sabemos que no todos sus proveedores tienen la capacidad tecnológica para adaptarse a los requerimientos tecnológicos, para ellos ofrecemos diferentes alternativas para que le entreguen de manera electrónica la información sin la necesidad de inversión en protocolos de comunicación, pago por entrega de facturas y uno de los puntos más importantes es la incorporación adicional de información en la sección de la addenda:

  • Correo electrónico.
  • Web Services.
  • Portal Web.
  • AS2.
  • Integración de datos adicionales en la sección de la addenda.

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Publicación y Resguardo de Facturas

Servicio de Publicación y dispersión de facturas electrónicas. El servicio de publicación tiene la finalidad de que su compañía pueda hacer la mensajería electrónica de la distribución de sus facturas para todos sus clientes. Puede enviar sus facturas electrónicas al servicio de Cloud que se encargará de realizar la distribución de acuerdo a las siguientes funcionalidades:

  • Publicación en el Portal.
  • Distribución vía correo electrónico a sus clientes.
  • Facilidad de crear listas de distribución, es decir a un cliente pero a diferentes departamentos.
  • Entrega del XML y el formato grafico en PDF.
  • Opción para envío de manera masiva mediante AS2.

Las facturas que publique solo podrán ser leídas por los clientes y usuarios que su empresa determine.

Su cliente podrá consultar las facturas cada vez que lo requieran durante un 3 meses como servicio base.

Su cliente podrá ver el formato grafico de su factura de acuerdo a su imagen corporativa.

Les permite tener un acuse de recepción de sus facturas solo mediante el Portal y cuando se envía AS2.

Los servicios Cloud le ofrecen:

  • Disponibilidad del servicio 24 X 7
  • Servicio de Soporte telefónico.
  • Utilizar la infraestructura de Hardware y Software sin la necesidad de licenciamiento.
  • Integración ágil y en tiempo record con sus clientes.
  • Garantiza un ancho de banda para la publicación
  • Portal Web de consulta de facturas.
  • Acceder a la búsqueda de facturas por filtros.
  • Agrupar la descarga de facturas en su formato XML y PDF.
  • Los servicios AS2 son adicionales y se pueden configurar mensajes de notificación en XML o EDI en las transacciones de Control y Aperak.

¿Como funciona el servicio?

El proceso es muy sencillo, mediante una interfaz de comunicación definida previamente entre su compañía y los servicio de Cloud se determinan los siguientes puntos importantes:

  • Medio de transferencia de los XML y PDF
  • Acuses de recibo de la transferencia.
  • Modalidad de la transferencia diaria, semanal, por eventos, por bloque de facturas.

Resguardo de facturas electrónicas (Storage)

De acuerdo a la ley es de gran importancia el resguardo de las facturas emitidas y/o recibidas en medios magnéticos, ópticos y/o de cualquier otra tecnología durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para el resguardo de la contabilidad así como contar con un medio de consulta que permita a las mismas autoridades realizar la consulta de las facturas y comprobar su autenticidad.

Hoy en día en las compañías es común que la información se encuentre dispersa sobre cualquier plataforma o se encuentre en los servicio de una tercera compañía en donde se cobre por factura resguardada que se va incrementando los costos de manera exponencial.

On-boarding

El proceso de implantación de On-boarding como servicio consiste en las siguientes etapas:

  • Etapa de análisis. Tiempo de ejecución 80 horas.
  • Etapa de diseño. Tiempo de ejecución100 horas
  • Etapa de Liberación e inicio de monitoreo y evaluación del servicio de on-boarding.

Los Servicios Cloud, hoy soportan la integración de la Factura Electrónica en diferentes regiones, como: América : México, Chile, Argentina, Costa Rica, Uruguay, Perú, Ecuador y Brasil; en Europa: España, Portugal, Italia, Reino Unido, Dinamarca, y Asia.

Comentarios

la combinación de los servicios en la nube, en donde se puede considerar la factura electrónica tienen más valor al tenerlo en Cloud

Puntos importantes

  • Servicio disponible 24 X 7
  • No se invierte en hardware y software
  • Tiempos de implementación más cortos
  • Actualizaciones en línea
  • Cumple con los requerimientos fiscales