Como realizar la automatización

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La integración de los gastos de viaje en las diferentes cuentas de gastos, se obtienen al integrar una solución de Gastos de Viaje, que tenga conectividad con los sistemas de cuentas por cobrar. Los diferentes tipos de gastos, así como los diferentes tipos de centros de costos, se pueden configurar para determinar cada uno de los gastos a sus respectivas cuentas contables.

En la integración de la información, con cualquier sistema contable, se puede definir, si son gastos deducibles o gastos de deducibles de acuerdo a las políticas internas que se definan previamente, conjuntamente con las restricciones que en algunas ocasiones definen las agencias tributarias.

Las soluciones de gastos de viaje se configuran de acuerdo a cada requerimiento interno. Algunos ejemplos pueden ser:

Empleado

  • Notificaciones sobre el estado del requerimiento del viaje
  • Si esta aprobado
  • Si fue rechazado
  • Si la comprobación fue aceptada
  • Si la comprobación fue rechazada
  • Poder agregar comprobantes, que se puedan subir mediante una foto desde el dispositivo móvil
  • Requerimiento de anticipo
  • Si se realizo el anticipo
  • Si los gastos por comprobar tienen saldo a favor o en contra
  • Requerimiento de viaje

    Aprobador

    • Recepción de los requerimientos de viaje.
    • Si tienen aprobaciones pendientes
    • Aprobar o rechazar y anotar el texto simple
    • Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar
    • Cuentas por Cobrar

      • Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar
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        Configuración en SAP Travel Management

        Las diferentes fases de los gastos de viaje requieren de necesidades especificas o requerimientos puntuales. Integración con SAP ECC Travel Management (FI-TV)

        • Requerimiento a nivel dirección
        • Requerimiento a nivel gerencia
        • Requerimiento a nivel ejecutivo
        • Administrador general (a nombre de otros empleados)
        • Que depende en gran parte de las politicas de viaticos que se determinan en las companías y el traslado de los mismo. Nacional y/o Internacional.

          • Modelo tradicional
          • Requerimiento de viaje
          • Planeación del viaje
          • Comprobación de gastos
          • Afectación cuenta contable
          • Analíticos
          • Usuarios

            Se tienen diferentes perfiles de acuerdo a cada usuario

            • Solicitante (Director, Gerente, Administrador General)
            • Aprobador (Validación y aprobación de gastos de viaje)
            • Administrador (altas, bajas de usuarios, perfiles, roles y log´s)
            • Work flow de aprobación

              • Notificación de requerimientos de viajes
              • Envio de notificaciones (vía web y/o e-mail)
              • Notificaciones de reservaciones
              • Solicitud de requerimientos

                • Hotel
                • Avion
                • Alimentos
                • Taxis
                • Anticipos y/o solicitud de transferencia

                  • Comprobación de viáticos
                  • Envío de comprobantes por rubro
                  • Notificación de recepción
                  • Validación de Factura Electrónica
                  • Comprobación de Gastos de Viaje y Fondo Fijo. De acuerdo a los diferentes procesos

                    • Registro de anticipos
                    • Registro de Fondo Fijo
                    • Comprobaciones de gastos de viaje y fondo fijo integrado a las diferentes transacciones de FI
                    • En el caso del fondo fijo, se valida por el área responsable de cada fondo fijo
                    • Integración con los diferes centros de costos

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