Gastos viaje, Como realizar la integración de los gastos de viaje en las diferentes cuentas de gastos, se obtienen al integrar una solución de Gastos de Viaje, que tenga conectividad con los sistemas de cuentas por cobrar. Los diferentes tipos de gastos, así como los diferentes tipos de centros de costos, se pueden configurar para determinar cada uno de los gastos a sus respectivas cuentas contables.

Gastos viaje proceso

Name: Software para gestionar gastos de viaje - Herramientas para gastos de viaje
Brand: Gastos de Viaje
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En la integración de la información, con cualquier sistema contable, se puede definir, si son gastos deducibles o gastos de deducibles de acuerdo a las políticas internas que se definan previamente, conjuntamente con las restricciones que en algunas ocasiones definen las agencias tributarias.

Las soluciones de gastos de viaje se configuran de acuerdo a cada requerimiento interno. Algunos ejemplos pueden ser:

Empleado

Notificaciones sobre el estado del requerimiento del viaje
Si esta aprobado
Si fue rechazado
Si la comprobación fue aceptada
Si la comprobación fue rechazada
Poder agregar comprobantes, que se puedan subir mediante una foto desde el dispositivo móvil
Requerimiento de anticipo
Si se realizo el anticipo
Si los gastos por comprobar tienen saldo a favor o en contra

Requerimiento de viaje Aprobador

Recepción de los requerimientos de viaje.
Si tienen aprobaciones pendientes
Aprobar o rechazar y anotar el texto simple
Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar

Cuentas por Cobrar

Si existen aprobaciones que exceden las políticas de viáticos, para aprobar y/o rechazar

Configuración en SAP Travel Management

Las diferentes fases de los gastos de viaje requieren de necesidades especificas o requerimientos puntuales. Integración con SAP ECC Travel Management (FI-TV)

Requerimiento a nivel dirección
Requerimiento a nivel gerencia
Requerimiento a nivel ejecutivo
Administrador general (a nombre de otros empleados)

Que depende en gran parte de las politicas de viaticos que se determinan en las companías y el traslado de los mismo. Nacional y/o Internacional.

Modelo tradicional
Requerimiento de viaje
Planeación del viaje
Comprobación de gastos
Afectación cuenta contable
Analíticos

Usuarios

Se tienen diferentes perfiles de acuerdo a cada usuario

Solicitante (Director, Gerente, Administrador General)
Aprobador (Validación y aprobación de gastos de viaje)
Administrador (altas, bajas de usuarios, perfiles, roles y log´s)

Work flow de aprobación

Notificación de requerimientos de viajes
Envio de notificaciones (vía web y/o e-mail)
Notificaciones de reservaciones

Solicitud de requerimientos

Hotel
Avion
Alimentos
Taxis

Anticipos y/o solicitud de transferencia

Comprobación de viáticos
Envío de comprobantes por rubro
Notificación de recepción
Validación de Factura Electrónica

Comprobación de Gastos de Viaje y Fondo Fijo

Registro de anticipos
Registro de Fondo Fijo
Comprobaciones de gastos de viaje y fondo fijo integrado a las diferentes transacciones de FI
En el caso del fondo fijo, se valida por el área responsable de cada fondo fijo
Integración con los diferes centros de costos

Estas pensando en agilizar las cuentas de gastos de los gastos de viaje, favor de contactarnos: